SUSTITUCION DE LAS NOMINAS EN PAPEL

SUSTITUCION DE LAS NOMINAS EN PAPEL

Validez de la decisión de sustituir las nóminas en papel.

Es válido sustituir la entrega física de la nómina por la entrega en soporte informático.

Es válida  y  ajustada a derecho la decisión empresarial de comunicar a los trabajadores la nómina a través de soporte informático, en lugar de soporte papel. ​

La puesta a disposición del trabajador de las nóminas en soporte informático cumple la finalidad de entrega al trabajador de copia del recibo de salarios y no supone perjuicio ni molestia para el trabajador.

Su empresa entrega cada mes el recibo de la nómina a todos sus empleados. ¿Puede suprimir dicha entrega física y sustituirla por la entrega mediante tecnología digital?

Nómina. Cada mes usted entrega a sus empleados un recibo de la nómina, asumiendo el trabajo administrativo que dicha entrega conlleva (impresión, ensobrado y entrega individualizada). ¿Puede sustituir esta operativa por la incorporación de las nóminas a la Intranet de la empresa, facilitando a cada trabajador una clave de acceso que garantice la recepción y la confidencialidad de la información?

Documentación del salario

Normativa. La ley establece que el salario debe documentarse mediante la entrega al trabajador de un recibo individual y justificativo del pago, recibo que debe ajustarse al modelo aprobado por el Ministerio de Trabajo. Apunte. En principio, el trabajador debe firmar un duplicado de dicho recibo conforme ha recibido el importe pactado, aunque dicha firma no es necesaria en caso de que el abono se realice mediante transferencia bancaria (en este caso, el pago queda justificado por el propio ingreso en la cuenta del trabajador).

Intranet. Pues bien, si realiza el pago por transferencia y, por lo tanto, no es preceptiva la firma de un duplicado por parte del trabajador, podrá sustituir la entrega física de la nómina por su inclusión en la Intranet con una clave de acceso individualizada. Apunte. No obstante, adopte algunas cautelas para evitar malentendidos con los empleados.

Póngalo en marcha

Información. En primer lugar, comunique el cambio de operativa a los trabajadores.¡Atención! No es necesario contar con el acuerdo previo de los representantes de éstos –si los hay–, ya que usted igualmente estará entregando el recibo (mediante su incorporación a la Intranet).

Solución de problemas. Entregue también instrucciones claras de cómo acceder a la Intranet y a la nómina, recalcando que dicho acceso dispone de las medidas de seguridad que garantizan la confidencialidad y la imposibilidad de acceder a la información de otros empleados. Apunte. Asegúrese de que todos los trabajadores tienen acceso a la Intranet y ponga a su disposición las ayudas necesarias para solucionar los problemas que puedan surgir con el nuevo sistema de entrega.

Entrega física. Finalmente, emita el recibo en papel a aquellos trabajadores que, por sus circunstancias, tengan dificultades para acceder a la Intranet (por edad, por cualificación…). Apunte. En principio, la entrega a través de medios digitales es válida, por lo que los trabajadores que no tengan estas dificultades no tienen por qué exigirle la entrega adicional en papel (aunque puede acceder a ella para evitar conflictos).

Correo electrónico

Sí, pero… El envío de un correo electrónico al trabajador adjuntando su recibo de salario también puede ser considerado una entrega válida del recibo de la nómina.¡Atención! Sin embargo, las posibilidades de error son muy altas (imagínese que se equivoca y adjunta la nómina de un trabajador distinto). No adopte este sistema. Lo mejor es incorporar los recibos de la nómina a la Intranet de la empresa, asegurando el acceso individualizado y confidencial de los interesados.

No quedará obligado a entregar copia de la nómina en formato papel si la incorpora a la Intranet de la empresa, siempre que el interesado tenga acceso y se garantice la confidencialidad de la persona.

LEER SENTENCIA.

 

Fuente: Sagardoy Abogados.

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